Veri Sorumluları Siciline Kimler Kayıt Olmalıdır?
Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır.
Ancak, işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilmektedir.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu da 02/04/2018 tarih ve 2018/32 sayılı kararıyla, aşağıdaki kriterleri taşıyan veri sorumlularını istisna tutmuş ve bunların sicile kaydını zorunlu tutmamıştır:
- Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler
- 18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler
- 04/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Demekler Kanununa göre kurulmuş derneklerden, 20/02/2008 tarihli ve 5737 sayılı Vakıflar Kanununa göre kurulmuş vakıflardan ve 18/10/2012 tarihli 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler
- 22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulmuş siyasi partiler
- 19/3/1969 tarihli ve 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar
- 1/6/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler
Daha sonra çıkarılan 28/06/2018 tarih ve 2018/68, 05/07/2018 tarih ve 2018/75, 02/04/2018 tarih ve 2018/87 sayılı kararla aşağıdaki veri sorumlularının da istisna tutulması kararlaştırılmıştır:
- 4458 sayılı Gümrük Kanunu uyarınca faaliyet gösteren gümrük müşavirleri ve yetkilendirilmiş gümrük müşavirleri
- Arabulucular
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar
Yukarıda yer alan “yıllık 50 çalışan” kavramı çok açık olabilir. Burada 50 çalışan hesabının şöyle yapılması gerekir. Örneğin bir işyerinde 2020 yılı boyunca faaliyet yürütüldüğünü ve 2021 senesine girildiğini varsayalım.
İşte 2020 senesi için 50 işçi hesabı şöyle yapılacaktır:
- 2020 içerisindeki 12 aydan en az 7’sinin her birinde veri sorumlusunca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirimi yapılmış olmalıdır.
- Söz konusu 7 ayın, aynı yıl içerisinde olmak kaydıyla ardışık olması zorunlu değildir.
- 2020 yılı içerisinde Sosyal Güvenlik Kurumuna verilen Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinin en az 7’sinin her birinde bildirilen çalışan sayısı 50’den çok olmalıdır.
– Bu şartı sağlayan işveren, 01/01/2021 tarihinden itibaren VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.
Örneğin 2020 senesinde 12 ay boyunca aylık prim beyannamesini SGK’ya veren ve bu 12 ayın 6’sında işçi sayısı 50 ve üstü olup 6’sında 49 ve altında olan bir işveren VERBİS’e kayıt olmak zorunda değildir.
Yine yukarıda yer alan “yıllık mali bilanço toplamı”nm hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisinin dikkate alınması gerekmektedir.
Buna göre veri sorumlusunun beyannamesi ekindeki bilançoda yer alan “aktif’ ya da “pasif’ bölümündeki toplam rakam esas alınmalıdır. Bu rakamlar eşit olmak zorundadır.
Normalde VERBÎS kayıt yükümlülüğü olmayan; ancak sonradan çalışan sayısındaki değişiklik ya da bilançosundaki büyüme nedeniyle yukarıdaki şartları taşımaya başlayan bir veri sorumlusu, VERBİS’e kayıtla yükümlü hale geldiği andan itibaren 30 gün içinde VERBİS’e kaydolmak zorundadır.
Ayrıca Sicile kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren 7 gün içinde, VERBİS üzerinden bilgi girişinin yapılması gerekmektedir.