Ticari Uyuşmazlıklarda Arabuluculuk Süreci

1)  Arabulucunun Seçilmesi/Görevlendirilmesi

Süreci yürütecek arabulucu, aşağıda belirtilen üç ihtimalde göreve başlayabilir.

a) Tarafların seçecekleri bir arabulucu konusunda anlaşması

Taraflar ve/veya vekilleri, aralarında anlaşarak birlikte, arabuluculuk siciline kayıtlı belirli bir arabulucuya (veya arabuluculuk merkezine) başvurabilir.

Dava şartı kapsamında olup tarafların birlikte belirleyerek başvurduğu arabulucu, anlaşma olması halinde UYAP’tan dosya açarak işlemleri tamamlayabilir. Fakat süreç sonunda anlaşma olmaz ise, taraflar ve arabulucunun bir araya gelerek imza altına aldıkları “Arabulucu Belirleme Tutanağı”, taraflar/ taraf vekilleri veya arabulucu tarafından adliye içerisinde bulunan arabuluculuk bürosuna sunulur ve sisteme kaydettirilir. Dava şartı arabuluculukta son tutanağın geçerli olması için arabuluculuk başvuru numarası ve dosya numarası olmak üzere iki numara taşıması gerekmektedir. Bu numaralar, taraflar/ taraf vekilleri veya arabulucu tarafından belirtildiği gibi arabuluculuk bürosu üzerinden sisteme kayıt yaptırılarak elde edilebilir.

b) Taraflardan birinin seçeceği arabulucuyu diğer tarafın/tarafların kabul etmesi

Taraflardan biri ve/veya vekili, seçeceği bir arabulucuya (veya arabuluculuk merkezine) başvurabilir. Bu halde, seçilen arabulucunun başvuru hakkında bilgi vermesi üzerine diğer taraf/taraflar seçilen arabulucunun süreci yürütmesini kabul ederse aynı şekilde süreç devam edip sonlandırılır.

c) Taraflardan birinin adliyedeki arabuluculuk bürosuna başvurması

Taraflardan biri ve/veya vekili, uyuşmazlığın konusuna göre yetkili mahkemenin bulunduğu yer arabuluculuk bürosuna, arabuluculuk bürosu kurulmayan yerlerde ise adliyede o iş için görevlendirilen yazı işleri müdürlüğüne başvuru yapabilir. Bu halde, sistem üzerinden rastgele atanacak arabulucunun görevlendirmeyi kabul etmesiyle süreç başlar. Diğer tarafın/tarafların, özel nedenler dışında bu arabulucuya itiraz hakkı yoktur.

2)     İlk Toplantıya (Oturuma) Davet

Görevlendirilen arabulucu, öncelikle taraflarla görüşerek kendini tanıtır ve genel olarak uyuşmazlık hakkında bilgi alır. Mümkünse taraflara da danışarak ilk toplantı için uygun bir gün ve saat belirler. Bu ilk toplantıya davet için bir davet mektubu hazırlayarak gönderir.

Davet mektubunun gönderimi için bir usul şartı yoktur. Kargo, alma haberli posta, adi posta, kayıtlı elektronik posta, e-posta, SMS, telefon, görüntülü görüşme gibi yöntemlerin biri ya da birkaçı tercih edilebilir.

• Hak kayıplarının önüne geçebilmek için avukatların özellikle baroda kayıtlı adres, telefon ile e-posta adreslerini güncel tutarak kontrol etmeleri önemlidir.

2019 yılı itibariyle arabulucular, avukatlar ve şirketler için kayıtlı elektronik posta (KEP) kullanımı yaygınlaşacağı için bildirimin geçerliliği ve kayıtların ispat gücü artacaktır.

• Arabuluculuk Yönetmeliğinin 25/2. maddesi gereğince arabulucu; taraf olan asilleri, arabuluculuğun esasları, süreci ve sonuçları hakkında aydınlatıp arabuluculuk yoluyla uyuşmazlığın çözümünün ekonomik, sosyal ve psikolojik faydalarını hatırlatarak onları bilgilendirir ve taraf olan asilleri, vekilleri ile birlikte ilk toplantıya davet Bu nedenle taraf vekillerinin başvuru sırasında müvekkillerine ait iletişim bilgilerini eksiksiz ve doğru bir şekilde bildirmesi oldukça önemlidir.

3) İlk Toplantıya Katılım ve Katılımın Önemi

Kanunda, ilk oturuma geçerli bir mazeret göstermeksizin katılmayan taraf için ciddi yaptırımlar öngörülmüştür (6325 sayılı HUAK md. 18/A-15)6. Bu yaptırımları üç ihtimale göre aşağıdaki şekilde değerlendirmek mümkündür.

Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu Yönetmeliği 4/1-a gereğince;

“Adliye arabuluculuk bürosu: Arabuluculuğa başvuranları bilgilendirmek, arabulucuları görevlendirmek ve kanunla verilen diğer görevleri yerine getirmek üzere Bakanlıkça adliyelerde kurulan birimini ifade eder.” Arabuluculuk bürolarının listesine http://www.adb.adalet.gov.tr/arbburo.html adresinden ulaşılabilir.

• İşbu hükmün aynısı iş uyuşmazlıklarında dava şartı arabuluculuğa ilişkin İş Mahkemeleri Kanunu’nun 3/12. maddesinde yer almaktadır. Söz konusu hükmün iptali talebiyle Anayasa Mahkemesi’ne başvurulmuş an- cak Anayasa Mahkemesi’nin 07.2018 tarihli ve E:2017/178, K:2018/82 sayılı Kararı ile bu başvuru oyçokluğuyla reddedilmiştir (Mezkur karar, 11.12.2018 tarihli ve 30622 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır).
• Taraflardan biri ilk toplantıya katılmazsa; bu sebeple arabuluculuk faa- liyetinin sona ermesi durumunda toplantıya katılmayan taraf son tutanakta belirtilir ve bu taraf davada kısmen veya tamamen haklı çıksa bile yargılama giderinin tamamından sorumlu tutulur. Ayrıca bu taraf lehine vekâlet ücre- tine hükmedilmez.
• Her iki taraf da ilk toplantıya katılmazsa; bu sebeple sona eren arabuluculuk faaliyeti üzerine açılacak davada tarafların yaptıkları yargılama giderleri kendi üzerlerinde bırakılır.
• Tarafların tamamı ilk toplantıya katılır ancak anlaşma olmaz ve dava açılırsa, yargılama gideri konusunda genel kurallar geçerli olup arabuluculuk sürecinin davadaki yargılama giderlerine etkisi bulunmamaktadır.
• Kanun yalnızca ilk toplantıya katılmama durumu için yaptırım belirlemiştir. Buradan yola çıkıldığında, birden fazla toplantının (oturumun) bulunduğu bir arabuluculuk sürecinde, ilk toplantıya katılmış olmak bu yaptırıma tabi tutulmamak için Örneğin, ilk toplantı yapıldı ve tüm taraflar katılmakla birlikte tarafların anlaşamaması üzerine arabulucu ikinci toplantı için başka bir gün belirledi diyelim. Bu ikinci toplantıya katılmama halinde arabulucu anlaşmama yönünde son tutanak düzenlese de “ilk toplantıya katılınmış olması nedeniyle” yaptırım uygulanamaz.
• Bu ihtimal de dikkate alındığında; diğer tüm tutanaklardan ayrı olarak, taraf sayısından en az bir fazla olacak şekilde “ilk toplantı tutanağı” düzenlenmeli, arabulucu ve katılan taraflarca/taraf vekillerince imzalanmalıdır (İlk toplantı aynı zamanda son toplantı ise son tutanak da bu işlevi görebilir). Arabulucunun bu tutanağı düzenlemeyi unutması durumunda hatırlatılmalıdır. Ayrıca uyuşmazlık konusu kalemleri; açık, anlaşılır ve ayrı ayrı belirterek ilk tutanağa yazdırmakta yarar vardır.

4) Görüşmelerin Yürütülmesi

Arabulucu, ilk toplantıyla birlikte bir açılış konuşması yapar. Burada iradi olma, eşitlik, gizlilik gibi arabuluculuk ilkeleri, anlaşma ve anlaşmamanın sonuçları, düzenlenen belgelerin önemi ve gerekli diğer konularda taraflara bilgi verilir. Daha sonra müzakerelere başlanır.

Görüşmeleri ilk oturumda neticelendirmek zorunlu olmayıp ikinci, üçüncü oturumlar yapılabilir. Hatta muhtemelen ticari uyuşmazlıklar bakımından bu durum sıkça gerçekleşecektir.

Müzakerelerde, tarafların çözüm üretemediklerinin ortaya çıkması hâlinde arabulucu bir çözüm önerisinde bulunabilir.

5) Arabuluculuk Faaliyetinin Sonlandırılması

Arabulucu;

• Taraflara ulaşılamaması,
• Taraflar katılmadığı için görüşme yapılamaması,
• Tarafların anlaşması,
• Tarafların anlaşamaması

hâllerinde arabuluculuk faaliyetini sona erdirir ve son tutanağı düzenleyerek durumu derhâl arabuluculuk bürosuna bildirir (6325 sayılı HUAK md. 18/A-10)7.

6)     Son Tutanağın Düzenlenmesi

Son tutanak; arabuluculuk faaliyeti sonunda tarafların anlaştıkları, anlaşama- dıkları veya arabuluculuk faaliyetinin nasıl sonuçlandığı hakkındaki belge- dir. Arabulucu tarafından düzenlenecek bu belge, arabulucu, taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanır. Belge; taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanmazsa, sebebi belirtilmek suretiyle sadece arabulucu tarafından imzalanır.

Son tutanağın, anlaşma olsun olmasın taraf sayısından iki fazla olarak düzenlenmesinde fayda vardır. Böylece süreç sonunda son tutanağın aslı tarafların tamamına teslim edilmiş olacak ve talep edilmesi halinde mahkemeye de ayrıca ibraz edilebilecektir.

• Son tutanak düzenlendikten sonra arabulucunun dosyayı kapatması ge- Anlaşma olmayan hallerde, dosyanın arabulucu tarafından UYAP’ta kapatılmaması durumunda dava açılması mümkün olamamak- tadır. Bu nedenle böyle bir durum varsa dosyanın kapatılmasının arabulucuya hatırlatılması gerekir.
• Uyuşmazlık konusu hususlar ile üzerinde anlaşılan veya anlaşılamayan hususları; açık, anlaşılır ve ayrı ayrı belirterek son tutanağa yazdırmakta fayda vardır. Zira anlaşılamayan hususlar bakımından dava şartı sağlanmış olacak, anlaşılan hususlar bakımından ise dava yolu kapanmış olacaktır.

7)     Anlaşma Varsa Anlaşma Belgesinin Düzenlemesi

Anlaşma belgesi, ilam niteliğinde belge sayılabilmesi ve üzerinde anlaşılan hususlarda dava açılamaması nedeniyle son derece önemlidir. Bu nedenle, kapsamı taraflarca belirlenen bu belgenin dikkatle hazırlanması gerekir.

• Taraf vekili, anlaşma belgesinde asilin de imzasının bulunmasını sağlamak için asile bilgilendirme Zira tüm taraflar ve avukatları ile arabulucunun birlikte imzaladıkları anlaşma belgesi, “icra edilebilirlik şerhi aranmaksızın” ilam niteliğinde belge sayılır (6325 sayılı HUAK md. 18/4). Taraflar veya avukatlarından birinin eksik olması halinde ise taraflarca mahkemeden icra edilebilirlik şerhi alınması gerekir.

• Ayrıca anlaşma belgesinde asilin de imzasının bulunması, avukatın sorumluluğunu
• İcra edilebilirlik şerhi arabulucunun görev yaptığı yer sulh hukuk mahkemesinden talep Mahkeme dosya üzerinde; uyuşmazlık konusunun arabuluculuğa elverişli olup olmadığı ve icra edilebilir nitelikte olup olmadığı yönünde inceleme yapar. Esasa ilişkin bir değerlendirme yapması mümkün değildir.