Ticari Defterlerin Türleri Nelerdir? Nasıl Saklanır?

Bir tacirin tutması söz konusu olacak defterler, zorunlu ve ihtiyari biçiminde iki ana gruba ayrılabilir. Asıl önemli olan zorunlu defterler olduğu için, aşağıda yal­nızca bu gruba giren defterlere değinilecektir. Zorunlu defterler de iki gruba ayrılır:

TTK Uyarınca Tutulacak Defterler

TTK m.64/3 ve 4’te sayılmış olan defterler, yevmiye (günlük) defter, defteri kebir (bü­yük defter), envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteridir.

Ticari defterlerin fiziki ortamda tutulması hâlinde, kullanılmaya başlanma­dan önce açılış onayları, noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yev­miye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise, izleyen faaliyet döne­minin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret si­cili tasdiknamesini aramak zorundadır (TTK m.64/3).

Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılış­larında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz (TTK m.64/3).

Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutula­cağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Ticaret Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığınca müştereken çıka­rılan tebliğle belirlenir (TTK m.64/3).

VUK Uyarınca Tutulacak Defterler

TTK m. 64/5 uyarınca, bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan dü­zenlemelere uymak zorundadır. Bu Kanunun defter tutma, envanter, mali tablola­rın düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme,saklama ve ibraz
hükümleri, VUK ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hüküm­lerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel oluşturmaz.

Ticari Defter ve Belgelerin Saklanması

Tacir, ticari defterlerini, envanterleri, finansal tablo, bilanço ve faaliyet raporlarını, aldığı mektupları (bir ticari işe ait yazışmaları), gönderdiği mektup suretlerini, ka­yıtlara esas olan belgeleri, sınıflandırılmış şekilde saklamakla yükümlüdür (TTK m.82/1).

Bilanço ve finansal tablolar hariç, sayılan bu belgelerin, Türkiye Muhasebe Standartları’na da uygun olmak şartı ile görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanma­sına da öngörülen koşullarla izin verilmiştir (TTK m.82/3). Tacir, işletmesi ile ilgili olarak gönderilmiş olan her tür belgenin fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgi­sayar kaydı veya benzer şekilde bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür. Böylece, söz konusu belgeleri, yazılı olarak saklama ya­nında, teknolojinin diğer imkânları ile saklama da kabul edilmiştir. (TTK m.64/2).

Saklama süresi, 10 yıl olup sürenin başlangıcı da kanunda belirtilmiştir (TTK m.82/5-6). Defter ve belgelerin saklanması yükümü, gerçek kişi tacirlerde ticaretin terk edilmesinden sonra sürdüğü gibi, tacirin ölümü halinde mirasçı­lar bakımından da devam eder. Mirasın resmi tasfiyesi veya tüzel kişiliğin sona ermesi durumlarında, defter ve belgeler Sulh Hukuk Mahkemesince saklanır (TTK m.82/8).

Saklanması gereken defter ve belgeler, saklama süresi içinde, yangın, deprem, su baskını gibi bir afet veya hırsızlıktan dolayı zayi olursa, tacirin (ölmüşse miras­çılarının), durumu öğrendikten itibaren on beş gün içerisinde işletmenin olduğu yerdeki mahkemeye başvurarak zayi belgesi alması gerekir. Kanun’da “isteyebilir­ler” denmiş ise de bu bir zorunluluk niteliğindedir. Zayi belgesi için açılan dava, çekişmesiz yargı konusudur (TTK m.82/7). Boş defterlerin zayi olması halinde talebin reddi gerekir.

Eski TK’da hırsızlıktan söz edilmemiş olduğu için uygulamada tereddütler doğmuş, Yargıtay, tacirin kusuru dışında gerçekleşen bir hırsızlığın da, somut olayın özelliklerine göre TTK m.68/4 kapsamında değerlendirilebileceği yönünde kararlar vermişti. TTK m.82/7, hırsızlık nedeniyle zayi belgesi almaya olanak ta­nımış fakat hırsızlığın gerçekleşmesinde tacirin kusurunun bulunmaması şartını öngörmemiştir.

Zayi belgesi almamış olan tacir, defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılması ya­nında (TTK m.83/1, HMK m.222/1), defterlerinin kaybolduğunu başka bir yolla ispat da edemez. Bunun tersinden, zayi belgesinin, ziya olgusunun kesin kanıtı olduğu sonucuna da varılmamalıdır; zayi belgesi yalnızca bir adi karine oluşturur. Dolayısıyla karşı taraf, zayi belgesine rağmen defter ve belgelerin zayi olmadığını kanıtlayabilir.