Ticari Defter ve Belgeler Nelerdir? Nasıl Tutulur?

Ticari Defter Tutma Yükümlülüğü

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanunu – Madde 64

Ticari defter tutma yükümlülüğü ile ilgili düzenleme 6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 64/1’inci maddesinde aşağıdaki şekilde hüküm altına alınmıştır.

“Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemle­riyle malvarlığı durumunu, Türkiye Muhasebe Standartlarına ve 88 inci madde hükümleri başta olmak üzere bu Kanuna göre açıkça görü­lebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve fınansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutu­lur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.”

Alman Ticaret Kanununun 238’inci paragrafından alınan, bazı hükümleri yönünden 6762 sayılı Kanunun 66’ncı maddesi ile benzer­likler içeren, dünya çapında ulusal ve uluslararası standartlar bakımın­dan evrensel nitelik taşıyan bu fıkra, her tacirin ticarî defter tutmak yükümlülüğüne ilişkin emredici bir kural koymaktadır. Bu yükümlü­lükten hiçbir tacir ayrık tutulamaz. Tacir Tasarının 12’nci ve 16’ncı maddelerine göre tanımlanır. Maddede ve kenar başlığında “ticarî def­ter” ibaresi kullanılmış olmasına rağmen gerçekte, muhasebe tutulma­sı yükümü ifade edilmiştir; yoksa kastedilen günlük defter, büyük def­ter gibi defterler değildir. “Muhasebe” ise sisteme gönderme yapar. Tacirin tüzel kişi olması halinde defterleri tutma sorumluluğu yöneti­cilere ve yönetim kuruluna aittir. Yöneticiler ve yönetim kurulu, ilgili tüzel kişiye ilişkin özel hükümlere göre belirlenir; sorumluluk da aynı hükümler çerçevesinde saptanır. Defter tutulması, yani fiilen kayıtla­rın işlenmesi kişiye bağlı bir görev ve yetki olmadığı için kayıtların bizzat sorumlular tarafından yapılması defterlerin sorumlularca bizzat tutulması anlamına gelmez. Kastedilen fonksiyondur.

Defterlerin, Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarını yansı­tır şekilde hazırlanan Türkiye Muhasebe Standartlarına (m. 88), bu standartlarda hüküm bulunmayan hallerde doğrudan Uluslararası Fi­nansal Raporlama Standartları’na göre, tacirin ticarî işlemleriyle mal­varlığı durumunu açıkça gösterir şekilde tutulması şarttır. Muhasebe­nin tutuluşunda Türkiye Muhasebe Standartları ve bu bağlamda IFRS emredici niteliktedir. Bu sonuç 88’inci maddeden doğar. Hükmün Türkiye Muhasebe Standartlarına ve Tasarının 88’inci maddesine gönderme yapması özel bir anlam taşır. Muhasebe Vergi Usul Kanu­nuna ve vergi mevzuatına göre tutulamaz. Muhasebe vergi için tutul­maz. Vergi verilerini ve sonuçlarını bu suretle tutulan muhasebeye da­yandırır. Birinci fıkranın birinci cümlesi defter tutmanın kanunî ama­cını kesin bir tarzda, açıklık öğretisine ve bu öğretiyi yansıtan dogma­sına uygun bir şekilde koymaktadır. Açıklığın ölçüsü, uzman bir üçüncü kişinin defterlerden edineceği fikirdir. Başka bir deyişle, söz konusu uzman kişi defterlerden işletmenin durumunu anlayabilmeli- dir. “Üçüncü kişi” ibaresi, tacirden bağımsızlığı ve yansızlığı ifade eder. Bu hüküm, defterlerin aynı zamanda uzmanca, profesyonellik il­kelerine göre, meslek etiği, yöntemi ve terimleri uyarınca tutulması gereğini de ortaya koymakta, yoksa defterlerin herkesin değil, sadece uzmanların anlayabilecekleri tarzda tutulması anlamına gelmemekte­dir. “Makûl bir süre” ile kastedilen, defteri inceleyen uzmanın bazı kayıtları anlayabilmek amacı ile ayrıca araştırma yapmasına, bilgi top­lamasına, açıklama istemesine gerek olmaksızın, o kaydı, sebebini, dayanağını ve gereğinde sonuçlarını değerlendirebilmesidir. Uzmanın “lîkir edinmesi” demek tacirin malvarlığı durumunun, borçlarını yeri­ne getirmeye yeterli olup olmadığı yorumunu yapabilmesidir, yoksa bir denetim elemanı gibi denetim sonuçlarını ortaya koyması, döküm yapması, sonuçları belirlemesi aranmaz.

Yüküm tacir sıfatını kazanma, tacir sayılma ve tacir gibi sorumlu olma tarihinden veya anından itibaren başlar (m. 87), saklama yüküm­lülüğü bir yana, tacir sıfatın, tacir gibi sayılma ve tacir gibi sorumlu olma konumunun son bulmasına kadar devam eder. îlk iki varsayımda tacirin kaydının ticaret sicilinden silinmesi esas alınabilir. Son varsa­yımda ise yükümün son bulması somut olaya göre belirlenir. Temel defterler dışında hangi defterlerin tutulması gerektiği hükümde belir­tilmemiştir. 6762 sayılı Kanunda olduğu gibi, “işletmenin niteliğinin ve öneminin gerektirdiği” ölçüsü ile defterlerin belirlenmesi uygun değildir. Bunu Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu belirlemelidir. Defterin uygun tutulmaması, cezaî yönden bu Kanuna ve ilgili diğer kanun hükümlerine göre sonuçlar doğurur.

Yeni Kurulan Limited Şirketlerde Ticari Defter Tutma Yükümlülüğü

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 87’nci maddesinde; “İşlet­mesini ticaret siciline tescil ettirmekle yükümlü olan işletme sahipleri için bu Kısım hükümleri, ticaret siciline tescil ettirme yükümlülüğü­nün doğduğu andan itibaren geçerlidir.” hükmü yer almaktadır.

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 12’nci madde tacir yanında tacir sayılanları ve tacir gibi sorumlu olanları göstermiş, 6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 18’inci maddenin birinci fıkrası tacir olanla­rın ticarî defterleri tutmak zorunda olduklarını belirtmiş, ancak bu yü­kümün ne zaman başladığını göstermemiştir. Bu madde bu boşluğu doldurmayı amaçlamaktadır. Konulan kural, ticarî işletmeyi ticaret si­ciline “kayıt ettirme yükümlülüğünün doğduğu an”dır. Bu an somut olaya göre belirlenir.

Ticari Defterlerin Açılış ve Kapanış Tasdiki

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanunu – Madde 64/3

Ticari defterlerin açılış ve kapanış tastiki ile ilgili düzenleme 6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 64/3’üncü maddesin­de aşağıdaki şekilde hüküm altına alınmıştır.

“Ticari defterler, açılış ve kapanışlarında noter tarafından onayla­nır. Kapanış onayları, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yapılır. Şirketlerin kuruluşunda defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tara­fından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zo­rundadır. Türkiye Muhasebe Standartlarına göre elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulan defterlerin açılış ve kapanış onayla­rının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağı Sanayi ve Tica­ret Bakanlığınca bir tebliğle belirlenir.”

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 64/3’üncü maddesi deftere resmiyet verilmesi yani onay gereğini belirtmekte ve bunun usulünü göstermektedir. Dördüncü cümle bir uygulama hükmü olduğu için ay­rıntılar Sanayi ve Ticaret Bakanlığının düzenlemesine bırakılmıştır. Tasarı 6762 sayılı Kanunun 69’uncu maddesinde 4884 sayılı Kanunla yapılan değişiklikle, kural olarak uyum içerisindedir. 6762 sayılı Ka­nunun 69’uncu maddesinin birinci fıkrasının üçüncü cümlesi noter ya­nında sicil memuruna da onay yetkisini vermiştir. Bu yetkinin 6762 sayılı Kanunda sicil memuruna tanınmasının sebebi, şirketlerin kuru­luşunu süratlendirmektir. Kuruluş sırasında oda gerekli belgeyi derhal verebilecek ve doğrudan doğruya sicile gidilerek şirketin tescili ger­çekleştirilebilecektir. Başka bir değişle, noter aradan çıkabilecektir. Bu amaç göz önünde tutularak sicil müdürünün onay yetkisi kuruluşa özgülenmiştir. Diğer yandan, Tasarıda, uygulamadaki bazı aksaklıklara engel olmak için faaliyet belgesinin notere sunulması gereği öngörülmüştür.

Bu madde ile defterlerin tümü açılış ve kapanış onayına tâbi tu­tulmuştur. Bu değişikliğin sebebi çift defter kullanımını olabildiğince engellemektir. Çift defter sadece hesaplara ilişkin ticarî defterlerde değil, aynı zamanda pay defteri, karar defteri ve genel kurul karar def­terlerinde de sık rastlanan bir olgudur. Bu defterlerden herhangi biri kapatılmadan yenisi açılabilmekte, ihtilaflarda mahkemenin önüne değişik defterler çıkabilmektedir. Bu çoğu kez hileli bir davranış teşkil eden çift defter uygulamasına özellikle pay defteriyle, yönetim kurulu karar defterinde çok sık rastlanmaktadır. Uygulamada sıkışıklığa yol açmamak için onay süresi izleyen faaliyet döneminin altıncı ayma kadar uzatılmıştır.

213 sayılı Vergi Usul Kanununa Göre Defter Tasdiki

Vergi Usul Kanununun 220’nci maddesine göre aşağıda yer alan defterler tasdike tabidir.

1. Yevmiye ve envanter defterleri
2. İşletme defteri
3. Çiftçi işletme defteri
4. İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri (Basit İstihsal Vergisi def­teri dahil)
5. Nakliyat Vergisi defteri
6. Yabancı nakliyat kuramlarının hasılat defteri
7. Serbest meslek kazanç defteri

Vergi Usul Kanunu ile izin verilen hallerde yukarıda yazılı olan defterlerin yerine kullanılacak olan defterler de tasdike tabi tutulur. (VUK.Md.220)