Limited Şirketler Tarafından Tutulacak Olan Ticari Defterlerde Defter Tutma Esasları

Defter ve Kayıtlarının Türkçe Tutulması ile Anlamların Açıkça Belirtilmesi

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 65/1’inci maddesine göre; defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. Ayrıca, kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir.

Alman Ticaret Kanununun 239’uncu paragrafından alınan bu hü­küm defterlerin tutulmasına ilişkin şekle ilişkin kuralları içermektedir. Madde ayrıca yorumlanmayı gerektirmeyecek kadar açık hükümler içermektedir. Kısaltmalar, harfler ve semboller, işlem yapan kişilerin adlarını, ticarî işletmelerin ve şirketlerin unvanlarını, konularını, güm­rük veya diğer bir düzenlemenin pozisyon numaralarını ifade edebilir. Söz konusu kısaltmaların, sayıların, harf ve sembollerin anlamları du­raksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olmalıdır. Defter­lerin Türkçe’den başka dil ile tutulamayacağı emredici niteliktedir.

Defter ve Kayıtlarının Doğru ve Eksiksiz Yapılması

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 65/2’nci maddesine göre; defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zama­nında ve düzenli olarak yapılır.

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 65/2’nci maddesi, bilanço ilkelerinden bazılarına, yani tamlık, doğruluk, zamanında kayıt ve dü­zen ilkelerine açıkça gönderme yapmakta, ancak bunları tanımlamamaktadır. Uyulması gerekli ilkeler fıkrada yazılı olanlarla sınırlı de­ğildir. Anılan ilkelerin uygulaması, defterlerin tutulmasından itibaren başlar, tikelerin içerikleri, kapsamları, 88’inci maddenin birinci fıkrası hükmünde öngörülen kavramsal çerçeveleri, standartlarda, öğretide ve mahkeme kararlarında tanımlanıp anlam ve boyut kazanacaktır. İlkeler defterlerin ve yıl sonu fınansal tabloların taşıyıcı kolonlarıdır; evren­seldir. Tamlık, kısaca işletme iş ve işlemlerin eksiksiz olarak, yani herhangi bir boşluk yaratmadan muhasebeleştirilmesi, kaydı gereken bir iş ve işlemin kayıt dışı bırakılmaması demektir. Muhasebedeki tamlık ilkesi bilânçodaki tamlık ilkesinden farklıdır. İkincisi aktif ve pasiflerin tamlığını, aktif ve pasif listesinin ne eksik ne de fazla olma­sını ifade eder. Doğruluk, kaydın gerçeğe uygun ve sadık bir biçimde iş ve işlemi yansıtmasıdır. İşlemin gerçeğe sadık bir şekilde muhasebe kaydı haline gelmesi, inceleyenin yanlış yorumlara yöneltilmeden ak­tarılmasıdır. Burada gerçeğe bağlılık İngilizce’deki “fair” sözcüğünün karşılığıdır. “Fair” Anglo-Sakson çevreleri dışında yabancı öğretide de kullanılmakta ve Kara Avrupası dillerinde tam karşılığı bulunmamak­tadır. Bu güçlük Türkçe’de de vardır. Zamanında kayıt, muhasebe kaydının zamanında yapılması, sonraya bırakılmaması gereğini ifade eder. İlke muhasebe kaydının 5-10 gün gibi belirli süre içinde yapıl­masını öngörmemekte, genel kabul gören muhasebe kurallarına uygun olarak “zamanında” ölçüsünü kullanmaktadır. “Zamanında”, hemen veya derhal anlamına gelmediği gibi, haftalara da izin vermemekte, gerçekçi ancak kısa bir süreye yani, muhasebeleştirmenin olağan süre­sine işaret etmektedir. Düzen ilkesi ile yapılan iş ve işlemlerin kaydı­nın zaman akışına göre, yani kronolojik sırada tarih ve belge numarası dikkate alınarak yapılması kastedilmektedir.

Defter ve Kayıtlarının Çizilmemesi ve Değiştirilmemesi

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 65/3’üncü maddesine göre; bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizile- mez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıl­dığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 65/3’üncü maddesine göre; çizimler, saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansı­tıcı olmalıdır. Bu sebeple, eski kayıt, karalanmamalı, kapatılmamalı. herhangi bir madde veya araçla silinmemeli, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda sadece temiz bir biçimde çizilmelidir.

Defter ve Kayıtlarının Dosyalama Şeklinde veya Veri Ta­şıyıcıları Aracılığı ile Tutulması

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 65/4’üncü maddesine göre; defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgele­rin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilir; şu şartla ki, muhasebenin bu tutuluş biçimleri ve bu konuda uygulanan yöntemler Türkiye Muhasebe Standartlarına uygun olmalıdır. Defter­lerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması duru­munda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş ol­ması şarttır. Elektronik ortamda tutulma hâlinde birinci ilâ üçüncü fık­ra hükümleri kıyas yoluyla uygulanır.

6102 sayılı Yeni Ticaret Kanununun 65/4’üncü maddesine çerçe­vesinde; defter tutanlara, kayıtları, olguları ve işlemleri içeren ve aynı zamanda da kanıtlayan belgelerin saklanmasında ikili seçenek sun­maktadır. Birincisi fiziki dosyalama, İkincisi ise veri taşıyıcılarının kullanılmasıdır. “Veri taşıyıcıları” terimi, inter alia, mikrofışleri, CD’leri, magııetleri ve elektronik ortamı ifade eder. Hüküm teknik ge­lişmeleri dikkate almakta, elektronik ortam uygulamalarına olanak sağlamaktadır. Bu dördüncü fıkra, IFRS dikkate alınarak belirlenecek olan Türk standartları uygulamasıyla boyut kazanmaya müsaittir.