Kişisel Verilerin Korunması Kanununa Göre Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanır?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, veri so­rumluları için kişisel verisini işlediği ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü getirmiştir.

Aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumluları için bir yüküm­lülük olmakla birlikte kişisel verisi işlenen gerçek kişiler için de bir hak olarak kabul edilmelidir. İşlenen kişisel verilerle ilgili bilgilendirmeyi ifade etmekte olan aydınlatma yükümlülüğü, kişisel veri işlemenin hukuka uygun şekilde yerine getirilmesi için olmazsa olmaz bir şarttır.

Aydınlatma yükümlülüğü, ilgili kişinin talebine bağlı bir yükümlülük değildir. İlgili kişinin açık rızasının ya da diğer kişisel veri işleme şartlarının bulunması durumunda veri sorum­lusu, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmelidir. Çünkü aydınlatma yükümlülüğü gerek açık rıza gerekse de Kanundaki diğer kişisel veri işleme şartlarından bağımsız olarak yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür.

Ayrıca kişisel veri işleme faaliyetinin ilgili kişinin açık rıza­sına bağlı olması durumunda, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir. Yani ilgili kişiye örneğin tek bir ay­dınlatma metni sunup bunun içinde rızasının alınması ya da kişinin açık rızası alınırken aynı metinle aydınlatma yükümlülü­ğünün yerine getirilmesi mümkün değildir.

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı da veri sorumlusuna ait olacaktır.

Aydınlatma yükümlülüğü; sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortamlar kullanılmak sure­tiyle yerine getirilebilir. Veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, bu yöntemlerden hangisini kullanacağına kendisi karar verecektir.

Aşağıdaki çözümler, aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi için geçerli örneklerdir:

• Veri sorumlusu ya da yetkilendirdiği kişi tarafından sözlü (yüz yüze yapılan, şifahi aydınlatma gibi)
• Yazılı (web sayfasında yer alan metin, bina girişinde duvara asılı levha, bir kameranın altında duvara monte edilmiş bilgi panosu gibi)
• Ses kaydı (ilgili kişiye ses kaydı dinletilmesi gibi)
• Çağrı merkezi (operatörle görüşmeden önce bir ses dosyası dinletilmesi)
• Fiziksel veya elektronik ortam (web sayfasında yer alan bir belgede katmanlı aydınlatma yapılması, açılan pencere [pop-up pencere] çıkması, mobil uygulamalar gibi)

Böylcce ilgili kişilerin okudukları, gördükleri ya da duy­duklarında anlayabilecekleri kadar açık, sade, anlaşılabilir ve tereddüde yer bırakmayacak aydınlatmalar yapılması gerekir.

Aydınlatma yükümlülüğü hangi yöntemlerle yerine getiri­lirse getirilsin, öncelikle bunun yazılı doküman şeklinde hazır­lanması faydalıdır. Hazırlanacak aydınlatma metinlerinde açık, anlaşılabilir ve sade bir dil kullanılması önem arz eder.

Aydınlatma metinlerinin anlaşılmasının zor olmaması ve tamamen teknik bilgi ve terminolojiye boğulmaması gerekir. Ayrıca, mümkünse ilgili kişilerden alınan geri dönüşler üzerin­den aydınlatma metninin tekrar değerlendirilmesi, değişen ko­şullar uyarınca güncellenmesi ve varsa hata ve eksiklerin gide­rilmesi de gerekir.

Aydınlatma Metni Hakkında Sık Sorulan Sorular

Aydınlatma metni ve yükümlülüğü hakkında sık sorulan so­ruları ve bunların cevaplarını aşağıda bulabilirsiniz.

Aydınlatma Metninin Onaylanması Gerekir mi?

Aydınlatma yükümlülüğü tek taraflı bir yükümlülüktür. Bu­nun için aydınlatma metninin ilan edilmesi yctcrlidir ve ayrıca ilgili kişilerin onayının alınması gerekmez.

Aydınlatma yükümlülüğü herhangi bir şekil şartına da sahip değildir. Ancak bu yükümlülüğün yerine getirildiğinin ispat yükümlülüğü veri sorumlusuna ait olacaktır.

Örneğin aydınlatma metninin, veri sorumlusunun internet sitesinde yayımlanması teknik açıdan ispat için yeterli olacaktır.

Aydınlatma Yükümlülüğü ve Açık Rıza Alma Yükümlülüğü Birlikte Halledilebilir mi?

Uygulamada, ilgili kişinin verisi işlenmeden önce kişinin önüne “aydınlatma ve açık rıza metni” ya da benzeri isimde bir belge sunulduğunu görüyoruz.

Böylece adeta bir taşla iki kuş vurulmak istenmekte ve iki yükümlülük hızlıca yerine getirilmektedir. Ama gerçekte büyük bir hata yapılmaktadır.

Kişisel Verilerin Korunması Kurumu tarafından çıkarılan “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ”in 5’inci maddesine göre “Ki­şisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak ger­çekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmekte­dir.”.

Açık rıza ile aydınlatma yükümlülüğü arasındaki temel iliş­ki, bir tür sıralama ilişkisidir. Şöyle ki; aydınlatma yükümlülüğü her zaman açık rızadan önce gelir.

Kişinin, aydınlatılmadan açık rıza vermesi beklenemez. Bu sebeple, işleme şartlarından biri olan açık rızaya dayalı olarak kişisel veri işlenmesi durumunda (kişisel veri işlemeye başla­madan önce) aydınlatma yükümlülüğü de yerine getirilmelidir.

Ancak veri işlenmeden önce bilgilendirme yapılmasının mümkün olmadığı zamanlarda “katmanlı bilgilendirme” kolay­lığından faydalanmak mümkün olacaktır. Bunun ne olduğunu ise kitabın 5.5 bölümünde açıklamıştık.